Thijs Dijkgraaf ziet zijn werk als een “multidimensionale puzzel”. Het gaat niet alleen om de techniek, maar vooral om het organiseren van de verandering op de werkvloer. De weg naar een ‘Smart Hospital’ begint volgens hem niet bij een dik pak papier, maar bij de dagelijkse praktijk van de zorgverlener.
De sociale valkuil van het ‘even zoeken’
Een van de meest treffende inzichten uit het project is het verborgen tijdsverlies. Veel zorgverleners zien zoeken als een onvermijdelijk onderdeel van hun werk, maar de impact is groter dan alleen de fysieke meters.
“Als je op zoek bent naar een hulpmiddel en je loopt een patiëntenkamer binnen, dan is dat niet zomaar een kamer waar je even in- en uitloopt,” legt Thijs uit. “Je moet contact maken, ‘hallo’ zeggen, jezelf voorstellen. Als het apparaat daar niet blijkt te staan, kun je niet zomaar omdraaien en weglopen. Je bent de patiënt aan het storen en je verliest tijd aan een sociale interactie die op dat moment niet gepland was. Moet je drie kamers af voordat je iets vindt? Dan ben je zo een kwartier verder. Track & Trace voorkomt deze ‘valse starts’.”
Innovatie moet je voelen: Het Experience Center
In 2019 besloot het UMC Utrecht het anders aan te pakken: ze richtten een Experience Center in op een leegstaande afdeling. Leveranciers kregen vijf weken de tijd om hun systeem daar werkend te krijgen. De techniek moest zichzelf bewijzen.
“We stuurden medewerkers de afdeling op met de opdracht: ga het hulpmiddel maar zoeken. Eerst zonder techniek, daarna mét. Die directe ervaring – het besef dat je direct naar de juiste kast in de juiste kamer loopt – was de echte doorbraak voor het creëren van draagvlak. Je moet innovatie niet uitleggen, je moet het laten voelen.”
Respecteer het ‘zoekbudget’
Een cruciaal inzicht van Thijs is dat de techniek moet meebewegen met de situatie van de gebruiker. Hij introduceert hiervoor de term ‘zoekbudget’. Neem bijvoorbeeld de verpleegkundige op de IC: in een acute situatie is de spanning hoog en telt elke seconde. Haar zoekbudget is nagenoeg nul. Een flitsende digitale kaart werkt dan alleen maar vertragend; zij heeft behoefte aan een simpele tekstmelding zoals ‘Kamer 4, kast 2’ om direct te kunnen handelen. De fysiotherapeut daarentegen heeft een heel ander zoekbudget. Zij doorkruisen soms het hele gebouw en hebben een ander belang bij de vindbaarheid van specifieke hulpmiddelen. Hoewel een visuele kaart voor hen misschien niet direct essentieel is, kan het wel enorm helpend zijn bij de oriëntatie op afdelingen waar ze minder vaak komen. Het succes van Track & Trace valt of staat dus met het bieden van de juiste informatie op het juiste moment, nauwkeurig afgestemd op de context van de gebruiker.
De backbone: een slim draadloos sensornetwerk
Technisch koos het ziekenhuis niet voor de standaardoplossingen zoals wifi of bluetooth, maar voor een dekkend netwerk van slimme draadloze sensoren. Door gebruik te maken van een specifieke radiotechnologie uit Finland (Wirepas), konden ze tegen relatief lage kosten een enorm groot, dekkend netwerk creëren in het complexe gebouw. Thijs noemt dit netwerk de “backbone” van een smart hospital, omdat het veel verder gaat dan alleen het lokaliseren van spullen:
- Toekomstvisie: patiëntvrijheid. Hoewel het nu nog toekomstmuziek is, biedt het netwerk de kans om patiënten meer mobiliteit te geven. In de toekomst kan de arts de patiënt direct opzoeken op de locatie waar hij zich bevindt, in plaats van dat een patiënt uren op bed moet wachten tot de dokter langskomt.
- Geconditioneerde logistiek: Het bewaken van kritieke zendingen, zoals bloedzakken die binnen een bepaalde tijd en onder de juiste temperatuur op hun bestemming moeten zijn.
- Facilitair beheer: Slimme sensoren die bijvoorbeeld aangeven wanneer een handdoekautomaat leeg is of wanneer een ruimte een extra schoonmaakbeurt nodig heeft, wat de algemene servicebeleving in het ziekenhuis verhoogt.
De verborgen winst
Een krachtig bijeffect van dit traject was de noodzaak tot standaardisatie. “Tijdens de voorbereiding bleek dat we veel verschillende typen bloeddrukmeters in gebruik hadden,” vertelt Thijs. Door de processen centraal te organiseren en te digitaliseren, is dit teruggebracht naar slechts twee typen. Dergelijke ‘spinoff-projecten’ lossen organisatorische uitdagingen op waar je anders niet snel aan toe komt.
De horizon: Smart Hospital
De inzet van technologie staat niet op zichzelf; het UMC Utrecht staat aan de vooravond van een grootschalige renovatie en vernieuwbouw. In deze plannen is het de ambitie om de gebouwen zo slim mogelijk te maken. Dat is nodig om in te spelen op de dubbele vergrijzing – de patiëntenpopulatie wordt ouder en de zorgvraag complexer.
Tegelijkertijd dwingt de krapte op de arbeidsmarkt tot verandering. Het werk moet met minder personeel gedaan worden, waardoor het vereenvoudigen van taken noodzakelijk is. In het vernieuwbouwprogramma is het belangrijkste uitgangspunt dan ook dat alles wat er gebouwd wordt, de zorgprocessen optimaal moet kunnen ondersteunen. Naast thema’s als duurzaamheid en efficiënt ruimtegebruik, vormt die ondersteuning de kern van de Smart Hospital.
Tips:
- Zoeken is geen ‘deel van de baan’: Maak het onbewuste tijdsverlies (en de onnodige belasting voor de patiënt) zichtbaar om urgentie te creëren.
- Focus op de ‘Must-haves’: Een flitsende kaart is prachtig voor een demo, maar op de werkvloer vaak te traag. Kijk naar de minimale informatie die nodig is om een probleem op te lossen.
- Techniek volgt organisatie: De grootste barrière is de veranderkracht van de organisatie. Organiseer innovatie daarom zij-aan-zij met de mensen die het dagelijks gebruiken.
- Kies voor een open backbone: Bouw een infrastructuur die breed inzetbaar is, zodat je niet voor elke nieuwe wens een apart netwerk hoeft aan te leggen.
