Innovatie begint bij zelf de regie pakken

Binnen de Mental Care Group ontstond een sterke behoefte om het heft in eigen hand te nemen. Gerbrand legt uit dat ze niet wilden afwachten tot systemen vanzelf zouden verbeteren. “Traditioneel kijkt de ggz naar de leverancier van het EPD voor vernieuwing, maar die specialiseren zich vaak in administratieve- en facturatieprocessen en niet in zorgpaden. Dat is als de slager vragen om een brood. Wij wilden kijken naar wat er écht mogelijk was om de behandelaar proactief te ondersteunen.“

Toen de AI-ontwikkelingen in een versnelling raakten, zag de organisatie een kans om de grootste frustratie – de administratiedruk – direct aan te pakken. De keuze viel op spraakgestuurd rapporteren. Na een succesvolle pilot, waarin werd getest of de techniek in de praktijk waarmaakt wat het belooft, is de brede uitrol gestart. Daarbij is veiligheid essentieel: de opnames worden enkel gebruikt voor het verslag en daarna direct gewist.

De behandelaar focust op de mens en de AI op het verslag

Voor Claire is de grootste winst dat ze weer 100% aanwezig kan zijn in de sessie. “Mensen onthouden gemiddeld maar 10% van wat er precies gezegd wordt. Nu kan ik volledig vertrouwen op een extern geheugen.” Ze deelt een treffende anekdote over de menselijke nuance. “De AI rapporteert keurig de feiten, maar registreert niet dat de hond van een cliënt is overleden en dat die hond ‘Bowie’ heette. Dat detail is voor de behandelrelatie cruciaal. De machine doet het zware werk, ik voeg de emotionele waarde toe.”

Wat Claire ook ontdekte, is dat de AI geen statisch verslag oplevert. “Je kunt na afloop via een chatbot heel gerichte vragen stellen om je rapportage aan te scherpen. Je zegt simpelweg: ‘Zet de nadruk meer op het behandeldoel’. Dat maakt het proces interactief en snel.“

Claire Roebbers

Gerbrand van de Beek

Samen met de cliënt het verslag bekijken

Een verrassend effect van de spraaktechnologie is de transparantie in de spreekkamer. Claire merkt dat cliënten vaak nieuwsgierig zijn naar wat de AI van hun gesprek maakt. “Soms kijken we na de sessie even samen naar het verslag op het scherm. Dat vergroot de betrokkenheid enorm. Cliënten vinden het gaaf om te zien en voelen zich hierdoor gehoord en serieus genomen.”

Praktijklessen voor een succesvolle implementatie

De Mental Care Group deelt waardevolle lessen voor andere instellingen die willen moderniseren:

• Werk in batches van honderd behandelaren – Dit is groot genoeg voor impact, maar klein genoeg om iedereen persoonlijk te begeleiden. Wed op meerdere paarden – Start een pilot met minimaal twee verschillende leveranciers. Zo leer je wat de echte behoeften zijn zonder dat je oordeel gekleurd wordt door de eigenschappen van één specifiek pakket.

• Neem de angst voor ‘meer productie’ weg – Communiceer duidelijk dat efficiënter werken bedoeld is voor rust en professionele verdieping, niet om de agenda’s nog voller te plannen.

• Vroeg kennismaken – Laat nieuwe medewerkers direct kennismaken met spraakgestuurd rapporteren, dat zorgt voor bekendheid en acceptatie op de verschillende locaties

• Verzamel en verwerk feedback: vraag kort en bondig feedback van gebruikers, koppel die terug naar de projectorganisatie en voer verbeteringen snel en efficiënt door. Dit werkt vertrouwen en zorgt voor continue verbetering.

• Integreer in het EPD – zorg dat spraakgestuurd rapporteren naadloos samenwerkt met het EPD, dit om te voorkomen dat je stiekem weer administratieve last introduceert.

Van passieve data-opslag naar een intelligent behandelportaal

De huidige spraaktechnologie is voor Gerbrand en Claire pas het begin. De toekomst ligt in een integraal behandelmanagementsysteem. “Een traditioneel EPD is vaak een plek waar je alleen data in stopt, maar waar je als behandelaar zelden iets uit terugkrijgt,” aldus Gerbrand. “Wij bouwen nu een systeem dat de behandelaar proactief adviseert.” Denk aan AI-samenvattingen voordat een cliënt binnenstapt, of het signaleren dat een cliënt minder betrokken is bij de behandeling op basis van meerdere parameters.

Claire vult aan: “Cliënten gebruiken privé allang AI om over hun problemen te sparren en dragen bijvoorbeeld horloges die hun hartslag en slaap bijhouden. Er is een enorme berg data beschikbaar. We moeten die data slim gaan gebruiken om de zorg te ondersteunen en de cliënt meer regie te geven over het eigen proces.“

Gerbrand besluit: “Als een cliënt buiten de deur alle digitale tools tot zijn beschikking heeft, waarom zou die dan instappen in een omgeving waar de tijd lijkt te hebben stilgestaan? We moeten uit de kramp komen dat dit spannend is. Er zitten bijvoorbeeld 2500 biomarkers in je stem waarmee je patronen van depressie kunt herkennen. De techniek is er al; wij moeten de cliënt begeleiden om deze data op een goede manier te interpreteren.”

Wil je zelf aan de slag met spraakgestuurd rapporteren?

Ben je geïnspireerd geraakt en wil je ook spraakgestuurd rapporteren implementeren binnen je eigen organisatie? Doe dan je voordeel met de kennis die onlangs is gebundeld. Op Digizo.nu staat een speciale procespagina over spraakgestuurd rapporteren in de ggz waar ook een rapport staat dat onlangs is gepubliceerd.

In dit rapport zijn alle lessen, technische randvoorwaarden en resultaten uit de praktijk gebundeld, zodat je niet zelf het wiel hoeft uit te vinden.

Bekijk de procespagina en het rapport over spraakgestuurd rapporteren in de ggz op onze website.