Rapport: Slimmer plannen en roosteren met AI-software in de VVT-sector

Home > Rapport: Slimmer plannen en roosteren met AI-software in de VVT-sector

Rapport: Slimmer plannen en roosteren met AI-software in de VVT-sector

Planning met AI-software is een toepassing binnen de VVT die gericht is op het plannen en (ad hoc) roosteren van zorgdiensten. Het ondersteunt zorgprofessionals bij het afstemmen van zorgvraag, personeelscapaciteit en werktijden, en draagt bij aan efficiëntere processen en continuïteit van zorg, met behoud van kwaliteit en werkbare roosters. Planning met AI-software kan verschillende onderdelen van het proces ondersteunen, waaronder capaciteitsplanning, roosteren, plannen en het oplossen van ad hoc situaties. Digizo.nu heeft het proces van plannen met AI-software in de VVT onderzocht.

Naar rapport: Planning met AI-software

Belangrijkste bevindingen

Uit het onderzoek komen deze bevindingen naar voren:

Planning met AI-software biedt mogelijk meerwaarde op het gebied van efficiëntie, kwaliteit, werkplezier en cliëntgerichtheid. Eén casestudie noemde bijvoorbeeld een verbetering van minimaal 33% op reistijd, wachttijd en dienst-overtijd ten opzichte van handmatige planning.
Het beschikbare wetenschappelijke bewijs is nog beperkt. Dit vraagt om aanvullend praktijkonderzoek , waarbij specifiek gekeken moet worden naar de effecten op het operationele roosteren en de ad-hocplanning.
Hoewel het cliëntperspectief nu nog impliciet is meegenomen, biedt deze aanpak kansen voor maatwerk. Goede implementatiebegeleiding vanuit het management helpt om de wensen van de cliënt centraal te stellen.
Zorgprofessionals ervaren het toegenomen inzicht in zorgtaken en de feitelijke onderbouwing bij het komen tot een eerlijke werkverdeling als prettig.
Voor brede opschaling zijn randvoorwaarden van belang, zoals strategische verankering, technische integratie (koppelingen met HRM-, ECD- en roostersystemen), training en begeleiding, duidelijk eigenaarschap en regie, kennisdeling en kartrekkers in de organisatie.
Er zijn meerdere toepassingen positief getoetst op veiligheid, effectiviteit en gebruiksvriendelijkheid. Deze toepassingen bestrijken verschillende onderdelen van het plannings- en roosterproces. Nieuwe toepassingen kunnen zich aanmelden voor een toetsing door Digizo.nu.
Het vaststellen van het doel van de toepassing van Planning met AI-software is essentieel gebleken. Dit is van belang bij het kiezen van de juiste toepassing(en). Ook tussentijds reflecteren en checken of de inzichten matchen met de vraag zijn belangrijke voorwaarden voor succes.

Waarom planning met AI-software waardevol is voor de zorg

De inzet van slimme planningssoftware kan voordelen bieden voor de kwaliteit van het werk en de continuïteit van de zorg. Door handmatige en repetitieve handelingen te minimaliseren, krijgen planners en zorgteams meer grip op het proces. Dit leidt tot werkbare roosters die beter rekening houden met de persoonlijke voorkeuren en de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Bovendien zorgt een geoptimaliseerde planning voor minder onverwachte gaten in het rooster, wat de werkdruk verlaagt en de veiligheid voor cliënten vergroot. Hierdoor blijft er meer ruimte over voor de inhoud van de zorg en de menselijke maat.

Hoe de IZA-partijen tot een gedragen rapport komen

Dit rapport is het resultaat van een samenwerking tussen verschillende partijen uit het Integraal Zorgakkoord (IZA). De bevindingen zijn gebaseerd op een combinatie van technische toetsingen, literatuuronderzoek, waardebepaling en praktijkervaringen van zorgorganisaties. Bij de totstandkoming van dit gedragen advies zijn ActiZ, de Patiëntenfederatie Nederland, Verpleegkundigen en Verzorgenden Nederland (V&VN), Zorgthuisnl en Zorgverzekeraars Nederland betrokken. De opschalingsanalyse is in samenwerking met Waardigheid en Trots voor de Toekomst (Vilans) en Vliegwiel (Patiëntenfederatie Nederland) tot stand gekomen. Deze gezamenlijke aanpak garandeert dat de resultaten breed gedragen worden en toepasbaar zijn in de praktijk.

Wat dit betekent voor zorgorganisaties die willen starten of al werken met planning met AI-software

Hoewel de mogelijkheden veelbelovend zijn, benadrukt het rapport dat het bewijs nog schaars is en de bewijskracht laag. Vervolgonderzoek is nodig om effecten op werkdruk, kosten en zorgkwaliteit steviger te onderbouwen.

Zorgorganisaties kunnen verantwoord aan de slag met deze technologie door gebruik te maken van toepassingen die al positief zijn getoetst door Digizo.nu. Deze toepassingen zijn beoordeeld op aspecten als veiligheid, privacy en gebruiksvriendelijkheid. Planning bestaat uit verschillende onderdelen: capaciteitsplanning, roosteren, plannen en het oplossen van ad hoc situaties. De positief getoetste AI-toepassingen binnen het domein planning en inzet richten zich op verschillende typen planningsvraagstukken en momenten in het proces. De toepassingen die zijn getoetst én het onderzoek naar planning met AI-software richt zich op diverse onderdelen van planning. De resultaten zijn daardoor niet onderling vergelijkbaar en moeten per toepassing en functie worden geïnterpreteerd. Het is belangrijk om de implementatie niet alleen als een technisch project te zien, maar vooral als een veranderkundig traject waarbij de eindgebruikers nauw worden betrokken.